Cualquier casa acumula muchos papeles: el contrato de alquiler, las pólizas de seguro, las garantías de los electrodomésticos, los extractos del banco, los informes médicos, la declaración de la renta. Sin un sistema acaban repartidos entre cajones, correos y portátiles distintos — y desaparecen justo cuando hacen falta.
Esta guía explica qué guardar y durante cuánto tiempo, una estructura de carpetas que funciona en casi cualquier casa, y cómo conseguir que todos los que viven en ella puedan encontrar cualquier documento.
Qué guardar, y durante cuánto tiempo
No hace falta guardar cada papel que llega. Cuatro montones lo cubren casi todo.
Para siempre
Varios años
Hasta que caduquen
Tirar después de usar
Los plazos para los papeles de Hacienda dependen del país. Toma estas cifras como punto de partida y comprueba las normas del tuyo.
¿Quieres cada documento donde todos lo encuentren?
SameNest le da a tu casa una carpeta compartida, con subcarpetas, para el contrato, los seguros y las garantías. La guía completa sigue más abajo.
Una estructura de carpetas que funciona
Usa pocas carpetas generales y deja el detalle dentro. Seis carpetas cubren casi cualquier casa:
Casa
Contrato de alquiler o escrituras, seguro del hogar, reparaciones.
Dinero
Extractos del banco, declaraciones de la renta, préstamos.
Seguros
Salud, hogar y todo lo que tenga número de póliza.
Vehículos
Permiso de circulación, seguro, revisiones e ITV — una subcarpeta por vehículo.
Electrodomésticos y garantías
Una subcarpeta por aparato grande, con la factura y la garantía juntas.
Salud e identidad
Una subcarpeta por persona: informes médicos, copias del DNI y del pasaporte.
Si tardas más de 30 segundos en decidir dónde va un papel, tu estructura es demasiado detallada.
Entre cinco y ocho carpetas principales bastan para casi cualquier casa. No crees una carpeta para cada caso posible: una estructura solo funciona si todos los de casa pueden adivinarla.
¿Digital o en papel?
A casi todas las casas les va mejor combinar las dos cosas: papel para los pocos originales que lo necesitan, digital para todo lo demás.
Guarda el original en papel
Con firma, sello o relieve
Contrato de alquiler o escrituras, algunos documentos legales, certificados con sello u holograma — todo lo que puedas tener que enseñar en original.
Unos pocos documentos, en una sola caja.
Escanea todo lo demás
Se busca, se comparte y no se borra
Renovar un seguro, mirar una garantía, rellenar un formulario: para casi todo, basta con un PDF escaneado — y los dos podéis abrirlo desde cualquier sitio.
La mayoría de tus papeles.
Nombres de archivo · Un formato para todo
2025-03-01 Contrato alquiler - Piso.pdf
Empieza cada nombre con la fecha en formato año-mes-día y después una descripción sencilla. Los archivos se ordenan solos por fecha y sabes qué es cada uno sin abrirlo.
Que todos los de casa puedan acceder
Los documentos de una casa son de la casa, no de quien los guardó. Todo el mundo debería saber dónde están y poder abrirlos sin preguntar.
Donde más se nota es en una urgencia. “Creo que está por algún sitio” no sirve cuando alguien necesita la tarjeta del seguro esta noche. Es el mismo problema que llevar la casa con cinco apps distintas: cuando la información está repartida, lo importante siempre está en el sitio donde no miras.
Si uno de los dos no está localizable esta noche, el otro puede encontrar
La tarjeta y el número de póliza del seguro — de salud y del hogar.
El contrato de alquiler o las escrituras — y el contacto del casero o de la agencia.
Los informes médicos — alergias, enfermedades, medicación actual.
Copias del DNI y del pasaporte — de todos los que viven en casa.
Poneos de acuerdo en un solo sitio compartido — una caja o una carpeta digital compartida — y comprobad que todos podéis abrirlo. Lo privado, en una carpeta por persona dentro del mismo sistema, para que siga siendo fácil de encontrar.
La revisión anual
Una vez al año, dedica una hora a revisarlo todo. Así el sistema se mantiene ligero y la gente lo sigue usando.
Limpia las garantías
Quita las caducadas y las de aparatos que ya no tienes.
Destruye extractos viejos
Todo lo que pase del plazo que decidiste guardar.
Mira qué se renueva
Seguros, contratos, un DNI a punto de caducar — pon las fechas en el calendario compartido.
Escanea lo pendiente
Los papeles que llegaron este año y aún no están en digital.
Las fechas de renovación sirven más en un calendario que en una carpeta — en cómo organizar eventos, reparaciones y tareas de casa explicamos cómo poner avisos con margen suficiente.
Un solo espacio de documentos para toda la casa
SameNest guarda tus documentos en carpetas compartidas que todos los de casa pueden abrir, con una carpeta por persona y carpetas personales que solo ves tú.
En resumen
Guarda lo que necesitas durante el tiempo que lo necesitas, en cinco a ocho carpetas, con nombres que cualquiera entienda — y asegúrate de que todos los de casa pueden abrirlas. En SameNest, los documentos están junto a los gastos compartidos, la lista de la compra y el planificador, así que tus papeles viven en la misma app que tu dinero y tus planes. Mira cuánto cuesta.
Uses el sistema que uses, el objetivo es el mismo: cualquier documento importante, encontrado en menos de dos minutos, por cualquiera de casa, en cualquier momento.